Orden ISM/541/2026: nuevas notificaciones electrónicas en los procedimientos de incapacidad temporal y permanente.
El pasado 1 de junio de 2026, fue publicada en el Boletín Oficial del Estado la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, que modifica la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, por la que se regulan las notificaciones y comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de la Seguridad Social. La reforma entró en vigor el pasado 1 de septiembre de 2026.
La principal novedad consiste en ampliar los colectivos de personas físicas obligadas a recibir por medios electrónicos las notificaciones y comunicaciones de la Seguridad Social. Desde esa fecha, la obligación alcanza también a las personas solicitantes o perceptoras de prestaciones por incapacidad temporal y a aquellas personas a las que se dirijan actuaciones administrativas relacionadas con prestaciones de incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes.
El cambio es relevante porque afecta a procedimientos en los que las resoluciones administrativas pueden tener consecuencias inmediatas tanto sobre la percepción de una prestación como sobre la situación laboral de la persona trabajadora. Entre otras actuaciones, podrán notificarse por esta vía resoluciones de alta médica, requerimientos formulados durante la tramitación de la prestación y resoluciones relativas al reconocimiento o denegación de una incapacidad permanente.
Aunque la obligación de consultar y atender estas notificaciones corresponde a la persona trabajadora, sus efectos pueden proyectarse, directamente, sobre la gestión empresarial. Conviene, por tanto, conocer cómo funcionará el nuevo sistema y adoptar determinadas medidas preventivas.
1. La novedad: ampliación de las notificaciones electrónicas obligatorias.
Hasta la entrada en vigor de la Orden, la obligación ya se aplicaba, entre otras personas físicas beneficiarias de prestaciones, a quienes solicitaran o percibieran prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural.
No obstante, desde el 1 de septiembre de 2026, se incorporan al sistema obligatorio de notificaciones y comunicaciones electrónicas:
- Las personas físicas solicitantes o perceptoras de prestaciones por incapacidad temporal.
- Las personas físicas cuando la notificación o comunicación se refiera a prestaciones de incapacidad permanente.
- Las personas físicas cuando la notificación o comunicación se refiera a lesiones permanentes no incapacitantes.
Estas actuaciones se pondrán a disposición de la persona interesada en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, en adelante, SEDESS. La notificación se entenderá practicada en el momento en que cualquiera de sus posibles receptores acceda a su contenido. Si no se produce el acceso, la notificación se entenderá rechazada una vez transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición, dándose por notificado al interesado, continuando el procedimiento correspondiente.
La Seguridad Social enviará un aviso informativo al teléfono móvil o a la dirección de correo electrónico que la persona interesada, su autorizado o su apoderado hubieran comunicado. Sin embargo, el SMS o correo electrónico no constituye la notificación sino, únicamente, un aviso de que existe una actuación disponible. Su omisión no afecta a la validez de la notificación practicada mediante la SEDESS ni impide que transcurra el plazo de diez días naturales.
El sistema dejará constancia de la fecha y hora de la puesta a disposición, del acceso a su contenido o, en su caso, del rechazo expreso o derivado del transcurso del plazo indicado. Cuando, por causas imputables a la propia Administración, el acceso no resulte posible durante más de doce horas, el cómputo del plazo se suspenderá en los términos previstos por la Orden.
La notificación electrónica constituye la regla general para los nuevos colectivos afectados, si bien no desaparecen completamente las comunicaciones en papel. La Administración podrá seguir empleando medios no electrónicos en los supuestos excepcionales previstos por la normativa, entre ellos, cuando no disponga de datos electrónicos de contacto que permitan remitir el aviso de puesta a disposición o cuando razones de urgencia, celeridad o eficacia administrativa justifiquen la utilización de otro medio.
2. La finalidad declarada por la Orden.
La exposición de motivos encuadra la reforma en el proceso de implantación de la Administración electrónica impulsado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Según indica la propia Orden, la utilización de las notificaciones electrónicas pretende agilizar los procedimientos administrativos, reducir los tiempos de tramitación, disminuir costes y evitar las incidencias asociadas a las notificaciones postales, como los intentos fallidos de entrega, las devoluciones o los retrasos.
La exposición de motivos identifica, además, una finalidad específica en relación con las prestaciones de incapacidad temporal.
En determinados supuestos, el tiempo necesario para notificar por correo postal una resolución puede provocar que continúen abonándose cantidades correspondientes a la prestación de incapacidad temporal después de que la Administración haya dictado una resolución que afecta a su continuidad.
La Orden se refiere, expresamente, a las resoluciones de alta médica emitidas una vez agotado el plazo de 365 días de incapacidad temporal y a las resoluciones denegatorias de una incapacidad permanente. Esta ampliación de las notificaciones electrónicas pretende evitar la prolongación indebida de estos pagos y los posteriores procedimientos de revisión y reintegro de prestaciones que puedan derivarse de ellos.
3. Consecuencias prácticas para las empresas.
La Orden no impone a las empresas la obligación de consultar las notificaciones personales de sus trabajadores, gestionar su acceso a la SEDESS ni controlar los plazos aplicables a los procedimientos individuales de prestaciones. La obligación corresponde a la persona destinataria de la actuación administrativa.
No obstante, las resoluciones notificadas electrónicamente pueden tener efectos inmediatos sobre la relación laboral.
Una resolución de alta médica puede determinar la finalización de la situación de incapacidad temporal y la consiguiente reincorporación de la persona trabajadora. Del mismo modo, otras resoluciones o requerimientos pueden afectar a la continuidad de la prestación o a la tramitación de una incapacidad permanente.
La principal incidencia para las empresas puede producirse cuando la persona trabajadora no consulta la notificación o no comunica con suficiente rapidez una resolución que afecta a su situación. Ello puede generar diferencias entre la información de la que dispone la empresa y la situación administrativa reconocida por la Seguridad Social, con las consiguientes dificultades en la gestión de la reincorporación, las ausencias, la nómina o las comunicaciones con la entidad gestora o colaboradora.
Es importante, además, que las personas trabajadoras conozcan que la falta de recepción del aviso por SMS o correo electrónico no impide que la notificación sea válida. Confiar, exclusivamente, en ese aviso puede determinar que transcurra el plazo de diez días naturales sin que se haya accedido al contenido de la actuación.
Por ello, durante una situación de incapacidad temporal o mientras se tramite un procedimiento de incapacidad permanente, resulta especialmente recomendable que la persona afectada:
- Mantenga actualizados ante la Seguridad Social su teléfono móvil, correo electrónico y demás datos de contacto.
- Consulte periódicamente las notificaciones disponibles en la SEDESS, aunque no haya recibido ningún aviso.
- Acceda con rapidez a su contenido para conocer la resolución o actuación administrativa correspondiente.
- Comunique inmediatamente a la empresa cualquier resolución que afecte a la continuidad de la incapacidad temporal o determine su reincorporación.
Nuestra recomendación
Recomendamos a las empresas informar, expresamente, de este cambio a las personas trabajadoras que se encuentren actualmente en situación de incapacidad temporal y, en adelante, a quienes inicien un proceso de baja médica, o bien hayan iniciado la tramitación de un expediente de valoración de incapacidad permanente, o lesiones permanentes no invalidantes.
La comunicación debería recordar que las actuaciones relacionadas con su prestación podrán recibirse electrónicamente, que la notificación se entenderá practicada al acceder a su contenido o rechazada una vez transcurridos diez días naturales desde su puesta a disposición, y que el eventual SMS o correo electrónico tiene carácter meramente informativo.
Asimismo, conviene solicitar a las personas afectadas que mantengan actualizados sus datos de contacto (número de teléfono móvil y dirección de correo electrónico), consulten periódicamente la SEDESS y comuniquen a la empresa con la mayor rapidez posible cualquier resolución que afecte a su situación de incapacidad temporal, incapacidad permanente y/o a su reincorporación.
Esta comunicación debe tener un carácter estrictamente informativo y preventivo, sin atribuir a la empresa la responsabilidad de consultar las notificaciones personales, interpretar las resoluciones recibidas o controlar los plazos individuales de actuación. Recomendamos conservar constancia de la información facilitada, especialmente respecto de las personas que ya se encuentren en situación de incapacidad temporal.
Puede consultarse el texto íntegro de la norma en el siguiente enlace:
Consultar la Orden ISM/541/2026 en el Boletín Oficial del Estado [boe.es]
Departamento Laboral y de Seguridad Social
Eduardo Ortega Figueiral – ortegaf@ortega-condomines.com
Jorge Barbat Soler – jbarbat@ortega-condomines.com
Esther Vicente García – evicente@ortega-condomines.com
Raül Sala Cuberta – rsala@ortega-condomines.com
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